L’organisation d’un événement est l’occasion pour vous et vos collaborateurs de rencontrer vos clients après avoir établit une bonne relation virtuelle autour de vos réseaux sociaux. L’événement est aussi un moment tant attendu par votre clientèle. Mais comment réussir son organisation ? Nous allons voir les bons conseils à retenir pour réussir l’organisation d’un événement de ce genre.

Bien définir les besoins de votre projet

Pour commencer, vous devez déterminer vos objectifs et répondre à plusieurs questions importantes comme : Quel est l’objectif stratégique de l’événement ? Cela vous permet de savoir le but même de l’organisation de l’événement. Il est important de définir le message que vous souhaitez faire passer. Ensuite, déterminez votre cible et les objectifs que vous souhaitez atteindre. La question la plus importante après vos objectifs reste celle relative à votre cible. En effet, vous allez adapter votre événement suivant la clientèle visée.

Après avoir répondu à toutes ces questions, il faut maintenant trouver la bonne date pour l’événement. Mais il n’y a pas que la date, le choix du lieu est aussi important. Pour la date, il importe d’organise l’event dans une période où les clients sont plus libres, par exemple pendant les vacances, les jours fériés, etc. Prévenez-les à l’avance et utilisez les bonnes méthodes (Save the date, newsletter, email, etc.) pour qu’ils marquent votre événement dans leur agenda. Concernant le lieu, prévoyez un lieu de référence, un lieu qui n’est pas éloigné ou difficile d’accès.

Le contenu de l’événement et la communication

Le contenu est tout aussi important que les points précédents. Maintenant, il faut définir tous les messages qui doivent être communiqués pendant l’événement : prévoyez-vous une animation spéciale, une projection vidéo, une musique bien définie, etc. Qu’en est-il des discours ? Déterminez à l’avance les personnes qui vont intervenir, vous pouvez même prévoir un temps d’expression pour les clients si vous le voulez. Bien évidemment, vous devez fixer l’ambiance, vous avez le choix entre un dîner de gala, un déjeuner dansant, une ambiance relax, etc. L’ambiance solennelle est parfois efficace mais elle met souvent les invités mal à l’aise. Prévoyez à l’avance tous les détails des invitations, de la décoration, de l’accueil, du média, etc.

En ce qui concerne la communication, il faut faire la différence entre la communication d’avant l’event, pendant l’event, et après l’event. Avant l’événement, la communication est concentrée sur l’invitation des clients, et pendant l’événement, elle est focalisée sur le déroulement : vous pouvez utiliser différents supports pour partager des photos, les vidéos, etc. Après l’événement, découvrez les réactions de vos invités, remerciez-les, etc.

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